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相手の理解度に合わせて説明を変える

[コミュニケーション編]聞き手責任で話をしてはいけない
by ITpro

プロジェクト・マネージャの「やってはいけない」 シリーズの中で、聞き手責任で話をしてはいけないという記事が面白かったのでここでちょっとばかり紹介してみます。

PM(プロジェクトマネージャ)たるもの、相手に合わせて話す言葉を変えつつ、理解してもらえる説明を行うべし!という内容なのですが、私もお客様とお話する時に、相手の理解度がどの程度なのかを事前に念頭におきつつ話すようにはしています。

しかし、初対面の方や付き合いの浅い方との説明の際に、相手がIT関連に詳しいと思い、簡易で説明を済ませたら「もっと説明を詳しくしろ」と注意されたり、この方はITの事をよく知らないはずと聞いていたため、初心者に対する言葉で話そうとしたら、「そんなの知っているわい!」と自尊心を傷つけてしまったり、色々失敗を繰り返してきました。

さらに私自身の語彙が足りなく、上手に例える事が出来ないで、よくわからない説明になる事もちょくちょくあります。

また、記事中にもありましたが、曖昧な仕様で発注してしまい、自分では当然だろうと思っている事が相手には当然でなかったり、そんな経験は一度や二度ではありません。

そのため記事中の話が他人事と思えず共感しつつ読みましたが、曖昧で通じる方と通じない方がいるというのは往々として存在するのですよね。

一部門での担当者レベルならば、PMや営業さんとのキャッチボールで済みますが、立場がPM的なものになると、本当に色々な職種の方々とやり取りせねばならず、説明することに苦慮する場面が多々あります。

かくゆう私も、PMではないのですが、周りが人任せ環境な傾向があるプロジェクトの場合は、率先して調整役に回る事が多いです。

別にキャスティングボートを握りたいからとか、そんな野心は無いのですが、話が進まなくてここはこうすればいいのでは?と提案していくうちに自然とまとめ役になっている事が多かったりします。

まー、スーパーPMと呼ばれるような素晴らしい仕切りを見せてくださるようなPMさんであれば、私なんか出る幕ではないので、その作業指示にただ従う事になるのですがね・・・。

・・・話がそれましたが、曖昧な仕様で話してしまう聞き手責任の話し方は、混乱の元になるから相手に合わせて説明方法を変えなさいという事ですが、それと対極に位置するのが「話し手責任型」です。

話し手責任な方は、会話の内容が実に細かく、そこまで説明する事はないのではないか?と思ってしまうくらい詳細な説明に終始する場合で、聞いている側からすれば疲れてしまうケースが多いです。

これも結局は相手の理解度に合わせて柔軟に説明を変えていくというのが正解なのですが、記事中では「コンテキストの違い」という素敵な言葉で上手に説明されています。

グダグダ述べましたが、結局は

「いかに伝えるか?」ではなく「どう伝わるか?」

これを意識して説明できるかどうかなのでしょうね。

私は自分が説明下手なところがあると認識しているので、余計に相手に対してどういうニュアンスで伝わっているのか?という事は本当に意識して話すように心がけています。

しかし意識していても上手に説明できているかは分かりませんが・・・。

色々と経験してみて経験値を増やしてレベルアップしていければいいのですがね。

もっと努力いたします
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